Faktury VAT – informacje, terminy i zasady Wystawiania

Faktura to kluczowy dokument potwierdzający transakcje między firmami, a także między firmą a konsumentem, jeśli ten poprosi o fakturę do paragonu. W Polsce przepisy dotyczące faktur są ściśle określone przez Ustawę o VAT i mają na celu zapewnienie przejrzystości i prawidłowego rozliczania podatku VAT. W artykule omówimy, jakie informacje są obowiązkowe na fakturze, kiedy i w jakim terminie należy wystawić fakturę VAT oraz w jakich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury do paragonu.

Jakie informacje są obowiązkowe na fakturze?

Każda faktura powinna zawierać zestaw obowiązkowych informacji, które umożliwiają identyfikację transakcji oraz stron biorących w niej udział. Zgodnie z Ustawą o VAT faktura musi zawierać następujące dane:

  1. Data wystawienia – dzień, w którym faktura została wystawiona.
  2. Numer faktury – numer nadany fakturze zgodnie z przyjętym przez firmę systemem numeracji, umożliwiający jednoznaczną identyfikację dokumentu.
  3. Dane sprzedawcy i nabywcy:
    • Nazwa lub imię i nazwisko oraz adres sprzedawcy i nabywcy.
    • Numer NIP sprzedawcy i nabywcy (jeśli nabywca jest przedsiębiorcą).
  4. Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi – jeśli różni się od daty wystawienia faktury.
  5. Nazwa towaru lub usługi – szczegółowy opis towarów lub usług objętych fakturą.
  6. Miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług – np. liczba sztuk, kilogramy, litry.
  7. Cena jednostkowa netto – cena za jednostkę towaru lub usługi bez podatku VAT.
  8. Wartość sprzedaży netto – całkowita wartość towarów lub usług objętych fakturą bez VAT.
  9. Stawka VAT – odpowiednia stawka podatku VAT dla towarów lub usług objętych fakturą (np. 23%, 8%, 5%, 0%).
  10. Kwota VAT – kwota podatku VAT obliczona na podstawie wartości netto.
  11. Kwota należności ogółem – suma kwoty netto i podatku VAT, czyli łączna kwota do zapłaty.

Dla niektórych transakcji, np. dla dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z VAT, konieczne jest również podanie podstawy prawnej zwolnienia z VAT.

Kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Faktura VAT powinna zostać wystawiona w przypadku każdej transakcji między podatnikami (B2B), a także w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C), które zażądają faktury. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, fakturę należy wystawić w następujących sytuacjach:

  1. Sprzedaż towarów i usług na rzecz innego przedsiębiorcy – faktura jest obowiązkowa, a jej brak może wiązać się z karą.
  2. Eksport i import towarów – faktura jest wymagana przy międzynarodowych transakcjach towarowych.
  3. W przypadku sprzedaży na rzecz konsumenta (B2C), jeśli ten poprosi o fakturę – jest to szczególnie ważne przy transakcjach dokumentowanych paragonem.

Terminy wystawienia faktury VAT

Przepisy określają dokładne terminy wystawiania faktur, co jest ważne dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Zasadniczo, faktura powinna być wystawiona:

  • Najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi.
  • Nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi – pozwala to na wystawienie faktury z wyprzedzeniem, jeśli strony umówią się na wcześniejsze wystawienie.

Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. To zasada ogólna, mająca wiele wyjątków.

W odniesieniu do poniższych czynności fakturę należy wystawiać:

  • 30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
  • 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,
  • 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),
  • z upływem terminu płatności (z wyjątkiem usług stanowiących import usług) – w przypadku:
    • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
    • świadczenia usług: telekomunikacyjnych
    • wymienionych świadczenia usług wymienionych w 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 di Ustawy o VAT
    • świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
    • świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
    • stałej obsługi prawnej i biurowej
    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
  • 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją. Przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

Administracja skarbowa przyjmuje też, że odbiorca może wyrazić akceptację ustnie lub w sposób dorozumiany, czyli poprzez brak protestu po otrzymaniu faktury w formie elektronicznej.

Jako wystawca faktur elektronicznych masz obowiązek zapewnienia:

  • autentyczności pochodzenia (pewność co do wystawcy)
  • integralności treści (brak zmian)
  • i czytelności faktury.

Warunki te są spełnione, jeśli:

  • korzystasz z podpisu elektronicznego lub
  • korzystasz z elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, lub
  • wdrożyłeś tzw. kontrole biznesowe, czyli proces pozwalający powiązać fakturę z dostawą towaru lub usługą. Powinieneś posiadać dokumenty uzupełniające, na przykład zamówienie, umowę, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Jak długo przechowywać faktury

Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Faktury elektroniczne

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF, JPG, XML.

Faktury elektroniczne są równoważne z papierowymi, zawierają te same elementy, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Od papierowych różnią się sposobem przesyłania.

Faktury elektroniczne możesz:

  • wysyłać nabywcy, na przykład na podany adres e-mail
  • udostępnić, czyli zamieścić na twoim serwerze i umożliwić zdalne pobranie z serwera.

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Przepisy nie określają formy takiej akceptacji. Klient może wyrazić taką zgodę, na przykład podpisując umowę lub akceptując regulamin sprzedaży.

Kiedy należy wystawić fakturę do paragonu?

Faktura do paragonu jest dokumentem, który przedsiębiorca wystawia na żądanie konsumenta. Istnieją jednak pewne zasady, które dotyczą faktur do paragonów:

  1. Konsument zgłasza żądanie faktury do paragonu: Konsument ma prawo poprosić o fakturę do paragonu. W takim przypadku przedsiębiorca jest zobowiązany do jej wystawienia.
  2. Termin na wystawienie faktury do paragonu:
    • Konsument może poprosić o fakturę w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano zakupu. Po upływie tego okresu sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury do paragonu.
  3. Faktura do paragonu z numerem NIP:
    • W przypadku transakcji B2B, od stycznia 2020 roku, jeśli przedsiębiorca chce otrzymać fakturę do paragonu, na paragonie musi znajdować się numer NIP firmy. Bez tego numeru nie będzie możliwości wystawienia faktury VAT na firmę.

Kiedy faktura nie jest wymagana?

Warto wiedzieć, że faktura nie jest wymagana w przypadku niektórych transakcji, np.:

  • Sprzedaż detaliczna na rzecz konsumentów (B2C), gdy nie żądają oni wystawienia faktury – tutaj wystarczającym dokumentem jest paragon.
  • Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT – np. pożyczki, kredyty, ubezpieczenia.

Faktura VAT to dokument kluczowy w działalności gospodarczej. Musi zawierać konkretne dane identyfikujące strony i przedmiot transakcji, a terminy jej wystawienia są jasno określone przepisami. Warto pamiętać o obowiązku wystawienia faktury do paragonu na żądanie konsumenta oraz o nowym przepisie dotyczącym NIP-u na paragonie przy transakcjach B2B. Przestrzeganie tych zasad pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych i ewentualnych kar.

Uwaga! Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie, zarówno papierowej, jak i elektronicznej, niezależnie od formy, w jakiej zostały otrzymane lub wysłane do nabywcy.

Administracja skarbowa akceptuje praktykę polegającą na skanowaniu faktur otrzymanych w formie papierowej i archiwizowaniu ich w formie elektronicznej. Należy je przechowywać w nieedytowalnym formacie, na przykład PDF, JPG, TIFF, w podziale na okresy rozliczeniowe, z możliwością wydrukowania. Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci.

W najnowszych interpretacjach organy podatkowe zgadzają na zniszczenie papierowego oryginału po jego digitalizacji (zeskanowaniu w celu przechowywania w formie elektronicznej). Jeśli chcesz wdrożyć podobne rozwiązanie, warto wystąpić wcześniej o indywidualną interpretację podatkową.

Można też drukować faktury elektroniczne i przechowywać w formie papierowej.

Pamiętaj! Gdy przechowujesz faktury, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, musisz zapewnić autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Faktura czy rachunek

Podatnik zwolniony z VAT wystawia co do zasady faktury, nie rachunki, ponieważ podlega przepisom ustawy o VAT.

Rachunek wystawia ten, kto prowadzi działalność zarobkową i nie podlega przepisom ustawy o VAT, na przykład osoba fizyczna wynajmująca lokal innej osobie fizycznej czy udzielająca korepetycji. Rachunek wystawia się na żądanie klienta. Kolejne rachunki należy numerować i przechowywać ich kopie w kolejności wystawienia aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Rachunek trzeba wystawić w terminie 7 dni od:

  • dnia wykonania usługi lub wydania towaru (jeśli klient zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru)
  • dnia zgłoszenia żądania (jeśli klient zażądał rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru).

Nie trzeba wystawiać rachunku, jeżeli klient zażądał jego wystawienia po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Kiedy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury

Co do zasady nie masz obowiązku wystawiać faktury, jeśli:

  • jesteś zwolniony z VAT ze względu na limit obrotów, czyli korzystasz z tak zwanego zwolnienia podmiotowego, ponieważ twoje przychody nie przekroczyły w poprzednim roku limitu 200 tys. zł
  • dokonujesz sprzedaży zwolnionej z VAT, czyli korzystasz z tak zwanego zwolnienia przedmiotowego, na przykład świadczysz usługi opieki medycznej czy nauki języków obcych.

Uwaga! Niezależnie od zwolnienia musisz wystawić fakturę na żądanie nabywcy, zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę, bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty.

Fakturę wystawiasz:

  • do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub otrzymanie zaliczki – jeżeli nabywca zażądał wystawienia faktury do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty
  • w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – jeśli nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki.

Pamiętaj! Jako podatnik zwolniony z VAT możesz wystawić fakturę dobrowolnie, bez żądania nabywcy.

Faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT musi zawierać:

  • datę wystawienia i kolejny numer faktury
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
  • cenę jednostkową towaru lub usługi
  • kwotę należności ogółem.

W polu dotyczącym stawki VAT wpisujesz skrót „zw” (zwolniony).

Ważne! Na fakturze nie podajesz podstawy prawnej, jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, ze względu na limit przychodów do 200 tys. zł. Podajesz podstawę prawną (tj. art. 43 ust. 1 ustawy o VAT), jeśli korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego, czyli prowadzisz sprzedaż zwolnioną z VAT.

Faktura VAT małego podatnika

Jeśli jesteś małym podatnikiem, czyli twoja wartość sprzedaży, wraz z kwotą podatku, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 2 mln euro, możesz rozliczać się w sposób kasowy. Na fakturze należy umieścić adnotację „metoda kasowa”.

Uwaga! Limit 2 mln euro obowiązuje od 1 lipca 2023 roku Do tego dnia limit wynosi 1,2 mln euro.

Jeśli jesteś sprzedawcą, VAT z faktury płacisz co do zasady dopiero wtedy, kiedy sam otrzymasz zapłatę za towar czy usługę.

Jeśli jesteś nabywcą i otrzymujesz fakturę z adnotacją „metoda kasowa”, VAT naliczony z faktury możesz odliczyć dopiero wtedy, kiedy zapłacisz za towar czy usługę.

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności

Musisz zastosować mechanizm podzielonej płatności (split payment, MPP), jeśli spełniasz łącznie trzy warunki:

  • należność ogółem, która wynika z faktury (wartość brutto całej faktury), przekracza 15 tys. zł
  • chociaż jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych (wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT)
  • sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT.

Na fakturze umieść adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Faktury w języku obcym

Jeśli otrzymałeś od zagranicznego kontrahenta fakturę związaną z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, nie masz obowiązku tłumaczenia jej na język polski. Ważne jest, żeby ją prawidłowo rozliczyć.

Pamiętaj! Tłumaczenie faktur mogą ci zlecić organy kontroli lub biegły rewident oraz organy celne – w przypadku faktur wystawionych dla potrzeb importu.

Faktury sporządzone za granicą nie podlegają przepisom krajowym. Mogą być sporządzone w języku obcym i zawierać kwoty wyrażone w obcej walucie.

Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według zasad stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Przeliczenia dokonuje się według kursu średniego NBP:

  • na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi)
  • na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, jeśli faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Jeśli to ty wystawiasz fakturę dla zagranicznego kontrahenta, możesz ją sporządzić w języku obcym. Przepisy nie regulują, w jakim języku powinna być wystawiona faktura. Jednak rozliczenie podatku VAT musi odbywać się w polskich złotych.

Dobrym rozwiązaniem jest wystawienie faktury dwujęzycznej (na przykład w języku polskim i angielskim).