Kilometrówka to popularny sposób rozliczania wydatków związanych z użytkowaniem prywatnych pojazdów w celach służbowych. Znajomość zasad jej stosowania pozwala przedsiębiorcom i pracodawcom prawidłowo rozliczać koszty eksploatacji pojazdów, unikając błędów księgowych i potencjalnych problemów podatkowych. W tym artykule kompleksowo wyjaśniamy, czym jest kilometrówka, jakie są jej rodzaje, jakie przepisy ją regulują, jakie obowiązują limity oraz odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.
Czym jest kilometrówka?
Kilometrówka to potoczne określenie zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych, obliczanego na podstawie przejechanych kilometrów i określonej stawki za kilometr. Mechanizm ten pozwala na zaliczenie wydatków związanych z użytkowaniem samochodu do kosztów uzyskania przychodu, bez konieczności przedstawiania wszystkich rachunków i faktur za paliwo, naprawy czy ubezpieczenie.
Kilometrówkę stosuje się najczęściej w dwóch przypadkach:
- Pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania prywatnego auta do celów służbowych.
- Przedsiębiorca używa prywatnego pojazdu w działalności gospodarczej i rozlicza koszty na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
Rodzaje kilometrówki
Kilometrówka różni się w zależności od kontekstu jej stosowania:
1. Kilometrówka dla pracownika
Zwrot kosztów odbywa się na podstawie miesięcznych limitów przejazdów, ustalanych umownie z pracodawcą. Wymaga prowadzenia uproszczonej ewidencji przebiegu.
2. Kilometrówka w działalności gospodarczej (dla przedsiębiorcy)
W sytuacji używania prywatnego pojazdu niezarejestrowanego jako środek trwały, przedsiębiorca rozlicza wydatki związane z użytkowaniem auta na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Samochodowy transport ekspresowy, ADR, LTL, FTL, chłodniczy, samochodowy transport po kraju, UE – ADRvan Logistics.
Jakie przepisy regulują kilometrówkę?
Podstawowe przepisy dotyczące kilometrówki znajdują się w:
- Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (art. 775 Kodeksu pracy) – dla zwrotów kosztów używania prywatnych pojazdów przez pracowników.
- Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych (Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271, z późn. zm.) – określającym stawki za 1 km przebiegu.
- Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) – w kontekście kosztów uzyskania przychodu.
Maksymalne miesięczne limity kilometrówki – 2025
Limity miesięczne dla pracowników zależą od liczby mieszkańców miejscowości, w której wykonywana jest praca:
- Miasta do 100 000 mieszkańców – limit 300 km miesięcznie.
- Miasta od 100 001 do 500 000 mieszkańców – limit 500 km miesięcznie.
- Miasta powyżej 500 000 mieszkańców – limit 700 km miesięcznie.
- Praca poza obszarem miejskim (teren) – nawet do 1500 km miesięcznie (np. przedstawiciele handlowi).
Stawki za kilometr (aktualne na 2025):
- Samochód osobowy do 900 cm³ – 0,89 zł/km
- Samochód osobowy powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km
- Motocykl – 0,69 zł/km
- Motorower – 0,42 zł/km
FAQ – najczęściej zadawane pytania o kilometrówkę
1. Czy kilometrówka przysługuje tylko pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę?
Nie. Kilometrówka może być stosowana także w przypadku zleceń i działalności gospodarczej, jeśli umowa lub wewnętrzne regulacje firmy to przewidują.
2. Czy muszę prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Tak, zarówno w przypadku pracowników, jak i przedsiębiorców, ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa i dokumentuje zasadność rozliczeń.
3. Czy kilometrówkę można zaliczyć w koszty działalności?
Tak, pod warunkiem prowadzenia prawidłowej ewidencji i rozliczania kosztów zgodnie z obowiązującymi stawkami.
4. Czy w kilometrówce uwzględnia się opłaty za parking, autostrady itp.?
Nie, kilometrówka pokrywa jedynie koszty przejazdu. Dodatkowe opłaty mogą być rozliczane osobno na podstawie faktur lub paragonów.
5. Czy kilometrówka jest opodatkowana podatkiem dochodowym?
Dla pracowników – nie, w granicach limitów ustawowych. Dla przedsiębiorców – stanowi koszt uzyskania przychodu, ale nie przychód podatkowy.
6. Co grozi za brak ewidencji przebiegu pojazdu?
Brak ewidencji skutkuje brakiem możliwości zaliczenia kilometrówki do kosztów uzyskania przychodu i może skutkować koniecznością zapłaty zaległego podatku.
Podsumowanie
Kilometrówka to wygodna forma rozliczania kosztów używania prywatnych samochodów w działalności gospodarczej i pracy na rzecz pracodawcy. Jednak, aby skutecznie i zgodnie z prawem korzystać z tej formy rozliczeń, konieczne jest przestrzeganie przepisów, prowadzenie dokładnej ewidencji oraz znajomość limitów i stawek. Znajomość zasad kilometrówki pozwala na optymalizację podatkową i unikanie niepotrzebnych sporów z fiskusem.
